Ваша зона ответственности: Контроль входящей/исходящей корреспонденции по проектам на бумажном носителе с ведением журналов входящей исходящей корреспонденции. Оформление, согласование, контроль подписания и отправки исходящих писем Заказчику и подрядчикам. Оформление, согласование внутренних документов по проекту (служебные записки, приказы, распоряжения, доверенности и т.д.). Участие в совещаниях в качестве секретаря с ведением проткала совещания. Рассылка протокола совещания. Контроль исполнения задач по протоколу участниками совещания. Согласование и контроль исполнения договорных документов по проекту в СЭД. Контроль передачи оригиналов договорной документации. Согласование и контроль оплаты счетов контрагентам. Контроль согласования, подписания, передачи Заказчику/Контрагентам актов выполненных работ и прочей сопутствующей выполнению документации. Составление ежемесячных отчетов по проекту на основании данных полученных с производства. Ведение реестров договорной документации, корреспонденции, реестров выполнений по контрактам с Заказчиком. Заказ, получение, списание канцелярии. Поиск квартир для персонала компании. Заключение и ведение договор по аренде квартир. Организация праздничных мероприятий. Обеспечение коммуникаций по соответствующему проекту. Выполнение отдельных поручений Руководителя проектов. |